Procédure de récupération de données Ligne 500

Ce document vous décrit le mode opératoire pour la récupération des données de Sage Comptabilité 500 version 9.13 vers Sage 100c Comptabilité

Application source	Application de destination	
Sage Comptabilité 500 V 9.13	Sage 100c Comptabilité	

Données pouvant être récupérées :
-	Les comptes généraux
-	Les comptes clients
-	Les comptes fournisseurs
-	Les codes centres
-	Les écritures comptables d’à nouveaux
-	Les écritures comptables définitives

Pour pouvoir récupérer les données correctement, veuillez lire attentivement les consignes données et respecter l'ordre des étapes indiqué.
Particularités
Dans un premier temps, nous vous conseillons de réaliser une vérification de votre base de données. Pour cela, il convient de lancer l’Administrateur de bases de données Sage Ligne 500. Il faut ensuite faire un clic droit sur votre base de données, lancer la fonction Propriétés… puis cocher la case Mode Maintenance dans l’onglet Général. Il faut cliquer sur le bouton Appliquer. Dans l’onglet Outils, il faut maintenant cliquer sur le bouton Contrôler l’intégrité de la base de données. Dans l’assistant Vérification des tables, il faut cliquer sur le bouton TOUTES afin que toutes les tables soient vérifiées puis cliquer sur le bouton Suivant jusqu’à la fin de l’assistant puis cliquer sur le bouton Exécuter. Une fois le traitement terminé, vous pouvez fermer l’assistant. Dans l’onglet Général, il faut ensuite décocher la case Mode Maintenance puis cliquer sur le bouton OK. Vous pouvez maintenant fermer l’Administrateur de bases de données Sage Ligne 500.

Il est impératif de vérifier la liste des comptes comptables clients et fournisseurs afin de référencer d’éventuels doublons (DUPOND en Client et DUPOND en Fournisseur par exemple). Dans ce cas, le paramétrage de reprise des comptes doit être modifié en Sage 100c Comptabilité

Seules les écritures définitives sont récupérées. Vous devez donc transférer les écritures temporaires en écritures définitives si vous voulez les récupérer. Dans Sage 100c Comptabilité, les écritures ne seront pas clôturées.

Nous vous conseillons de ne récupérer que le dernier exercice de votre Comptabilité 500.

Pour procéder à l’importation des données comptables, veuillez procéder comme suit :
-	Créer votre fichier de gestion dans Sage 100c Comptabilité
-	Ouvrir le fichier de gestion dans Sage 100c Comptabilité
-	Lancer la fonction Importer/Format paramétrable
-	Sélectionner le format paramétrable correspondant aux données à importer
Le tableau ci-dessous vous récapitule le lieu de stockage des différents fichiers de récupération des données.

Nom de fichier	Chemin	Description	
Import Comptes généraux ligne 500.ema	[Documents partagés]\Sage\Comptabilité 100c\Modèles d’importation\Ligne 500	Fichier d’import paramétrable pour les comptes généraux.	
Import Comptes Clients ligne 500.ema	[Documents partagés]\Sage\Comptabilité 100c\Modèles d’importation\Ligne 500	Fichier d’import paramétrable pour les clients	
Import Comptes Fournisseurs ligne 500.ema	[Documents partagés]\Sage\Comptabilité 100c\Modèles d’importation\Ligne 500	Fichier d’import paramétrable pour les fournisseurs	
Import Sections ligne 500.ema	Documents partagés]\Sage\Comptabilité 100c\Modèles d’importation\Ligne 500	Fichier d’import paramétrable pour les sections analytiques	
Import Ecritures ligne 500.ema	Documents partagés]\Sage\Comptabilité 100c\Modèles d’importation\Ligne 500	Fichier d’import paramétrable pour les écritures comptables d’à nouveaux et définitives	

Pour des raisons de simplicité, il est préférable d’enregistrer successivement les fichiers d’export dans le même répertoire.

Exportations des données à partir de Sage Comptabilité 500
1.	Exportation des comptes généraux
2.	Exportation des comptes clients
3.	Exportation des comptes Fournisseurs
4.	Exportation des sections analytiques si besoin
5.	Exportation des écritures comptables 
6.	Exportation des écritures comptables d’à nouveaux

Opérations à réaliser dans Sage 100c Comptabilité
7.	Création de la base comptable en renseignant les paramètres et les options nécessaires à l'exploitation. 
Créez vos exercices comptables. Si vous possédez plus de 5 exercices, il sera obligatoire de réaliser une sélection sur les dates mouvement au moment de l’export des écritures comptables.
Sur la fenêtre « Reprise des éléments comptables » de l’assistant de création de dossier cocher l’option «  Non, le paramétrage sera défini manuellement »
8.	Importation des comptes généraux,
9.	Importation des comptes clients,
10.	Importation des comptes fournisseurs
11.	Création et modification des comptes journaux
12.	Importation des sections analytiques
13.	Importation des écritures comptables
14.	Importation des écritures d’à nouveaux

Exports des données à partir de Sage Comptabilité 500
Dans Sage Comptabilité 500, vous allez dans un premier temps exporter les éléments à récupérer. 

1.	Export des comptes généraux

Depuis la fenêtre principale, cliquez sur le bouton « Requête » puis cliquer sur le bouton  « Charger un format de requête existant ». Si cette fenêtre n’apparaît pas, cliquez sur le bouton « Charger un format ».

Sélectionnez le fichier « Export compte généraux ligne 500.vfm » dans [Documents partagés]\Sage\Comptabilité\Modèles d’importation\Ligne 500.

Cliquez sur le bouton « Tout » . Dans le cas contraire, seule une partie des données sera exportée. Cliquez sur le bouton « Exporter », sélectionnez le format « Tab » et attribuez le nom «Comptes généraux L500.txt». Le fichier exporté est le suivant : 

Champ Sage Comptabilité 500	Particularités	Equivalence Sage 100c Comptabilité	
Code Compte	Des comptes 1 à 9999999999	Numéro compte général	
Libellé du compte		Intitulé	
Libellé court		Abrégé	

Une fois le fichier enregistré, cliquez sur le bouton « Charger un format » afin de passer à l’export du fichier suivant.

2.	Export des comptes clients

Sélectionnez le fichier « Export compte client ligne 500.vfm » dans [Documents partagés]\Sage\Comptabilité\Modèles d’importation\Ligne 500.

Cliquez sur le bouton « Tout » . Dans le cas contraire, seule une partie des données sera exportée. Cliquez sur le bouton « Exporter », sélectionnez le format « Tab » et attribuez le nom «Comptes clients ligne 500.txt». Le fichier exporté est le suivant :  

Champ Sage Comptabilité 500	Particularités	Equivalence Sage 100c Comptabilité	
Numéro Compte comptable	Mis en majuscule	Numéro Compte tiers	
Nom		Intitulé	
Nom réduit		Abrégé	
Adresse 1		Adresse	
Adresse 2		Complément	
Code postal		C.P.	
Ville		Ville	
Téléphone		Téléphone	
N° Fax		Télécopie	
Code banque	5 premiers caractères	Code banque	
Code banque	5 caractères à partir du 6ème 	Code Guichet	
Numéro compte		N° de Compte	
Clé rib		Clé RIB	
Adresse banque		Intitulé banque Tiers	
Identifiant CEE		N° Identifiant	

Une fois le fichier enregistré, cliquez sur le bouton « Charger un format » afin de passer à l’export du fichier suivant.

3.	Export des comptes fournisseurs

Sélectionnez le fichier « Export comptes fournisseurs ligne 500.vfm» dans [Documents partagés]\Sage\Comptabilité\Modèles d’importation\Ligne 500.

Cliquez sur le bouton « Tout » . Dans le cas contraire, seule une partie des données sera exportée. Cliquez sur le bouton « Exporter », sélectionnez le format « Tab » et attribuez le nom «Comptes fournisseurs ligne 500.txt». Le fichier exporté est le suivant :  

Champ Sage Comptabilité 500	Particularités	Equivalence Sage 100c Comptabilité	
Numéro Compte comptable	Mis en majuscule	Numéro Compte tiers	
Nom		Intitulé	
Nom réduit		Abrégé	
Adresse 1		Adresse	
Adresse 2		Complément	
Code postal		C.P.	
Ville		Ville	
Téléphone		Téléphone	
N° Fax		Télécopie	
Code banque	5 premiers caractères	Code banque	
Code banque	5 caractères à partir du 6ème 	Code Guichet	
Numéro compte		N° de Compte	
Clé rib		Clé RIB	
Adresse banque		Intitulé banque Tiers	
Identifiant CEE		N° Identifiant	

Une fois le fichier enregistré, cliquez sur le bouton « Charger un format » afin de passer à l’export du fichier suivant.

4.	Export des sections analytiques

Sélectionnez le fichier « Export sections ligne 500.vfm» dans [Documents partagés]\Sage\Comptabilité\Modèles d’importation\Ligne 500.

Cliquez sur le bouton « Tout » . Dans le cas contraire, seule une partie des données sera exportée. Cliquez sur le bouton « Exporter », sélectionnez le format « Tab » et attribuez le nom «Sections ligne 500.txt». Le fichier exporté est le suivant :  

Champ Sage Comptabilité 500	Particularités	Equivalence Sage 100c Comptabilité	
Code centre	Mis en majuscule	Numéro de section	
Libellé du centre		Intitulé	

Une fois le fichier enregistré, cliquez sur le bouton « Charger un format » afin de passer à l’export du fichier suivant.

5.	Export des écritures comptables

Sélectionnez le fichier « Export écritures ligne 500.vfm» dans [Documents partagés]\Sage\Comptabilité\Modèles d’importation\Ligne 500.

Cliquez sur le bouton « Tout » . Dans le cas contraire, seule une partie des données sera exportée.

Nous vous conseillons de réaliser une sélection sur les dates d’écritures afin de ne récupérer que les écritures comptables que sur les deux derniers exercices.

Pour les dossiers de plus de 300 000 lignes d’écritures, il est indispensable de réaliser une sélection supplémentaire sur les codes journaux et générer ainsi plusieurs fichiers. La procédure d’import restera la même.

Attention : Il faut attendre la fin du traitement d’affichage pour passer à l’étape suivante.

Cliquez sur le bouton « Exporter », sélectionnez le format « Tab » et attribuez le nom «Ecritures ligne 500.txt». Le fichier exporté est le suivant :  

Champ Sage Comptabilité 500	Particularités	Equivalence Sage 100c Comptabilité	
Code journal		Journal 	
Date mouvement		Date d’écriture	
Code pièce	Non repris	N° de pièce automatique	
Code Pièce		Référence	
Code de regroupement	Mis en majuscule	N° Compte général	
Code Compte	Mis en majuscule	N° Compte tiers	
Libellé mouvement		Libellé écriture	
Date échéance		Date échéance	
Sens mouvement		Débit ou Crédit	
Montant mouvement		Montant de l’écriture	

6.	Export des écritures d’à nouveaux

Sélectionnez le fichier « Export A nouveaux ligne 500.vfm» dans [Documents partagés]\Sage\Comptabilité\Modèles d’importation\Ligne 500.

Cliquez sur le bouton « Tout » . Dans le cas contraire, seule une partie des données sera exportée. 

Attention : Il faut attendre la fin du traitement d’affichage pour passer à l’étape suivante.

Cliquez sur le bouton « Exporter », sélectionnez le format « Tab » et attribuez le nom «Ecritures A nouveaux ligne 500.txt». Le fichier exporté est le même que celui des écritures comptables.  

Imports Sage 100c Comptabilité

1.	Import des comptes généraux
Depuis Sage 100c Comptabilité, dans le menu « Fichier / Importer / Format paramétrable »,
Sélectionnez et ouvrez le modèle « Import comptes généraux Ligne 500.ema ».

Dans la fenêtre « Ouvrir le fichier d'import », sélectionnez le fichier «Exemple comptes généraux L500.txt» que vous aviez créé lors de l'export des comptes depuis Sage Comptabilité 500 afin de démarrer l'importation.

2.	Import des comptes clients
Depuis Sage 100c Comptabilité, dans le menu « Fichier / Importer / Format paramétrable »,
Sélectionnez et ouvrez le modèle « Import Comptes Clients ligne 500.ema ». Les comptes Clients seront automatiquement rattachés au compte général collectif 4110000. Si vous désirez changer de compte, vous devez modifier les paramètres dans ce fichier d’import paramétrable ainsi que celui des écritures comptables.

Dans la fenêtre « Ouvrir le fichier d'import », sélectionnez le fichier «Exemple comptes clients ligne 500.txt» que vous aviez créé lors de l'export des comptes depuis Sage Comptabilité 500 afin de démarrer l'importation.

3.	Import des comptes fournisseurs
Depuis Sage 100c Comptabilité, dans le menu « Fichier / Importer / Format paramétrable »,
Sélectionnez et ouvrez le modèle « Import Comptes Fournisseurs ligne 500.ema ». Les comptes Fournisseurs seront automatiquement rattachés au compte général collectif 4010000. Si vous désirez changer de compte, vous devez modifier les paramètres dans ce fichier d’import paramétrable ainsi que celui des écritures comptables.

Dans la fenêtre "Ouvrir le fichier d'import", sélectionnez le fichier «Exemple comptes Fournisseurs ligne 500.txt» que vous aviez créé lors de l'export des comptes depuis Sage Comptabilité 500 afin de démarrer l'importation.

4.	Création des codes journaux
Il ne sera pas possible de récupérer les codes journaux de Sage Comptabilité 500. En conséquence, il sera nécessaire de récupérer certaines informations de Sage Comptabilité 500. Lancez la fonction « Paramétrage » puis « Journaux » et faites défiler les différents journaux pour récupérer :  
-	le code : Il devra être saisi à l’identique dans Comptabilité Sage en respectant les minuscules et majuscules.
-	le libellé,
-	le compte de contrepartie. Il sera obligatoire de le renseigner pour les journaux de type trésorerie.

Depuis Sage 100c Comptabilité, allez dans le menu « Structure / Codes journaux », la liste des codes journaux affichent. Allez dans la fonction « Edition / Ajouter » pour créer les codes journaux. 

Indiquez le code journal, l’intitulé, le type ainsi que le compte de trésorerie si nécessaire. Attention, une fois le journal créé, il n’est plus possible de modifier le type. En cas d’erreur, il sera nécessaire de supprimer puis de recréer le code journal.

Particularités des journaux de trésorerie :
Le paramétrage des journaux de type « Trésorerie » devra être vérifié et adapté en fonction de la gestion envisagée, notamment pour le mode de rapprochement bancaire et de gestion de la centralisation.

Cochez l’option « Contrepartie à chaque ligne » puis réglez l’option « Rapprochement » selon vos besoins (contrepartie, trésorerie ou aucun).

Attention : il est impératif de modifier le paramétrage des codes journaux avant d’importer les écritures.

5.	Import des sections analytiques
Depuis Sage 100c Comptabilité, dans le menu « Fichier / Importer / Format paramétrable »,
Sélectionnez et ouvrez le modèle « Import Sections ligne 500.ema »

Dans la fenêtre « Ouvrir le fichier d'import », sélectionnez le fichier «Exemple sections ligne 500.txt» que vous aviez créé lors de l'export des comptes depuis Sage Comptabilité 500 afin de démarrer l'importation.

Les sections analytiques seront automatiquement rattachées au premier plan analytique. Les sections analytiques de 3 caractères ou plus seront de types Détail, les autres seront typées Total. Il sera nécessaire de supprimer puis de recréer les sections de type Total.

6.	Import des écritures comptables
Depuis Sage 100c Comptabilité, dans le menu « Fichier / A Propos de votre société /Préférences », positionnez le menu déroulant Equilibre journal sur « Par journal / période » dans l’encart Import et paramétrez le compte d’écart débit et le compte d’écart crédit.

Depuis Sage 100c Comptabilité, dans le menu « Fichier / Importer / Format paramétrable », sélectionnez et ouvrez le modèle " Import Ecritures ligne 500.ema"

Dans la fenêtre « Ouvrir le fichier d'import », sélectionnez le fichier «Exemple écritures ligne 500.txt» que vous aviez créé lors de l'export des comptes depuis Sage Comptabilité 500 afin de démarrer l'importation.

Les écritures analytiques ne sont pas récupérées. Au moment de l’import, les comptes tiers commençant par le chiffre de 1 à 9 sont considérés comme des comptes généraux et ne sont donc pas importés. Si vous avez des comptes tiers commençant par un de ces chiffres, vous devez modifier le fichier d’import paramétrable.

7.	Import des écritures d’à nouveaux
Depuis Sage 100c Comptabilité, dans le menu « Fichier / Importer / Format paramétrable », sélectionnez et ouvrez le modèle « Import Ecritures ligne 500.ema ».

Dans la fenêtre « Ouvrir le fichier d'import », sélectionnez le fichier «Ecritures A nouveaux ligne 500.txt» que vous aviez créé lors de l'export des comptes depuis Sage Comptabilité 500 afin de démarrer l'importation.